Loading...
 
Afdrukken

Kenmerken van een motiverende organisatie

Er zijn heel wat modellen die kunnen dienen om te weten te komen of jouw organisatie aantrekkelijk is voor vrijwilligers, of als leidraad om een aantrekkelijke organisatie te worden. We lichten enkele modellen toe.

Een vrijwilliger kiest haar organisatie zoals een kok zijn fruit kiest

Marjon Meijer - Netwerk Vlaanderen Hoe kies je jouw fruitkraam? Vermeulen maakt volgende interessante vergelijking. Je gaat naar de fruitmarkt om peren te kopen. Hoe kies je jouw fruitkraam? Je kiest het kraam

  • met de meest aantrekkelijke etalage => belang van een aantrekkelijk imago van de organisatie
  • met veel volk => vrijwilligers trekken andere vrijwilligers aan, dus op zoek gaan naar nieuwe vrijwilligers doe je vooral als de organisatie goed draait en bloeit (wacht niet tot de nood het hoogst is); werven is daarom een permanent gebeuren
  • met de mogelijkheid om te proeven, zodat je zeker bent dat het goed is => potentiële vrijwilligers moeten kunnen vrijblijvend uitproberen
  • met een uitnodigende maar niet opdringerige verkoper, die interesse heeft in en kennis heeft van de klant, die de klant aanspreekt => belang van onthaal, van een begeleider/aanspreekpunt voor de vrijwilliger. Belangrijk ook dat vrijwilligers gevraagd worden; immers, de belangrijkste reden voor Vlamingen om nooit aan vrijwilligerswerk te doen is het feit dat ze nooit persoonlijk worden gevraagd; ruim 90 % van de vrijwilligers zijn gevraagd, slechts 10 % meldt zich zelf aan. Hou er rekening mee dat een Vlaming gemiddeld drie keer moet aangesproken worden vooraleer hij ‘ja’ zegt.

Een F.L.E.X.I.V.O.L. organisatie

Een organisatie is aantrekkelijk voor (hedendaagse) vrijwilligers indien ze voldoet aan enkele voorwaarden. Deze voorwaarden zitten vervat in de afkorting 'flexivol'. Flexivol is het resultaat van een Engels onderzoek en staat voor Flexibility, Legitimacy, Ease of access, Xperience, Incentives, Variety, Organisation, Laughs.

  • FLEXIBEL (F)

Tip: Zorg dat taken en rollen niet teveel tijd en energie vergen; deel het op in duo-functies, indien nodig.
Tip: Werk in kleine werkgroepen; samen verantwoordelijk voor het resultaat.

Taken ipv functies: uit het artikel ‘Vrijwilligerswerk in 2015’ blijkt dat organisaties ook anders en soepeler beginnen om te gaan met de verdeling van taken en verantwoordelijkheden. Zo worden traditionele vrijwilligersfuncties (voorzitter, secretaris, penningmeester) in verschillende taken opgedeeld als antwoord op de beperkte vrije tijd en engagement. Niet overvragen.
Flexibiliteit van de opdracht: van thuis uit (cfr e-volunteering), om het even welk uur, combineerbaar met druk gezinsleven.
Ontwikkel netwerken waarin mensen kunnen doorstromen (levensfases en interesses).
Inspelen op diverse soorten engagementen: aanbieden van familievrijwilligerswerk, sabbatjaar, voluntourisme, etc.
Een flexibele organisatie werkt op maat van de individuele vrijwilliger. Keuzevrijheid geven aan de vrijwilliger staat hierbij centraal. Bijvoorbeeld een vereniging is op zoek naar een vrijwilliger voor een activiteit op zaterdag terwijl de geïnteresseerde vrijwilliger enkel vrij is op woensdag – samen met de vrijwilliger bekijken op welke manier hij/zij zich alsnog kan inzetten vanuit zijn/haar voorwaardenkader; dit vraagt een aanpassing van de organisatie, eerder dan van de vrijwilliger. Zo moet een organisatie het levenspad van haar vrijwilligers volgen. Zo bijvoorbeeld zijn dertigers minder beschikbaar voor vrijwilligerswerk omwille van de tijd die het eigen gezin opslorpt, zijn zij opnieuw beschikbaar wanneer de kinderen het huis verlaten, zijn ze niet meer beschikbaar op het moment van een behoeftige zieke ouder en zijn ze opnieuw beschikbaar op het moment dat zij op pensioen gaat.

  • IMAGO/LEGITIMITEIT (L)

Iemand zet zich vrijwillig in als hij/zij het zinvol vindt.
Tip: Blijf positief.

Is het vrijwilligerswerk legitiem? Vrijwilligers willen zich nuttig maken, moeten voelen dat hun inzet relevant is.
Mensen komen graag naar je toe, op voorwaarde ze dat jouw organisatie/groep kennen en dat jouw organisatie/groep een aantrekkelijk imago heeft.
Hecht je belang het beeld dat de buitenwereld heeft van jouw organisatie (perceptie). Ken je het imago van je organisatie? Hoe ziet de buitenwereld (lees: potentiële vrijwilligers) jullie? Weten buitenstaanders wat je organisatie doet? Het imago wordt bepaald door o.a. ervaringen van mensen zelf of van mensen die ze kennen, huisstijl, materiaal, gebouw, hoe mensen van de organisatie naar buiten treden, berichten in de media, type activiteiten,...
Het imago van je organisatie kan je zelf in de hand werken: zet in op de zichtbaarheid van je organisatie. Communiceer over het doel van de organisatie en over geslaagde activiteiten, over de goede sfeer in de groep,.. naar de buitenwereld toe. Profileer je met een duidelijke, afgebakende identiteit, opdat het duidelijk is waarvoor je organisatie staat. Communiceer daarom een helder, duidelijk, eenvoudig verhaal. Tip: zoek de elevator pitch van je organisatie! Weet dat je slechts 1 boodschap kan communiceren. Betrokkenheid maak je mogelijk door je organisatie een gezicht te geven.
Een positief verhaal wakkert mensen meer aan dan een negatief verhaal. Tracht hen dus niet te betrekken met choquerende beelden of verhalen. Wel met de successen die mensen binnen de organisatie hebben behaald, de (tussentijdse) resultaten die zijn bereikt, maar ook met de toffe sfeer in de organisatie, persoonlijke getuigenissen van anderen, enz. Weten mensen dat er vrijwilligers meewerken in jouw organisatie? Maak dit zichtbaar, bijv. via foto's en getuigenissen op de website. Tip: doe eens een bevraging bij externen over hoe men jouw organisatie ziet.
Bijvoorbeeld is EVA vzw een aantrekkelijke organisatie. Het is een sterk merk omwille van een erg aantrekkelijk imago, missie van de organisatie is duidelijk en toegankelijk voor een brede groep mensen. Mensen willen erbij horen, bouwen er een deel van hun identiteit aan op.
Ook Davidsfonds heeft een sterk imago. Davidsfonds zet op nationaal niveau in op grote activiteiten, die media halen, goed zichtbaar zijn en dus veel uitstraling geeft.
Hoe kijkt de buitenwereld tegen u aan en klopt dat met uw eigen beelden van uw organisatie? Wat is de droom van uw organisatie en wat doet u om die te verwezenlijken; kunt u de essentie in twee minuten verkopen (elevatorpitch)? Wat is de eigenheid en de unique selling proposition van jouw organisatie? Wat maakt jouw organisatie uniek (tegenover alle andere organisaties die ook op zoek gaan naar vrijwilligers)? Wat was/is de bestaansreden van je organisatie? Het vinden van vrijwilligers start bij een goed inzicht in uw eigen organisatie: waar staan wij voor, wat willen we bereiken en hoe laten we dat zien? Organisaties die hun drijfveren en passie delen, zijn aantrekkelijk voor potentiële vrijwilligers. In de toolbox op www.verenigingen.nl vind je oefeningen om het imago van uw organisatie te onderzoeken en om uw organisatie te presenteren aan de hand van de 'elevator pitch'. Kwb heeft voor de lokale afdeling een handleiding om promo te maken voor je lokale afdeling Promotie stap voor stap.

  • TOEGANKELIJK (E)

Tip: Zorg voor een continue instroom van nieuwe vrijwilligers zodat er continuïteit en frisse input is.
Iemand zet zich vrijwillig in als hij/zij weet waarover het gaat: bedoeling en achtergrond.
Iemand zet zich vrijwillig in als hij/zij uitgenodigd wordt om mee te doen.
Een vrijwilliger voelt zich aangetrokken als hij/zij weet wat je biedt.
Een vrijwilliger voelt zich aangetrokken als hij/zij je taalgebruik begrijpt.

Is er actuele informatie te vinden op het web, Facebook, Twitter (social media!)?
Een eenvoudig toegankelijke organisatie is een organisatie waar zoveel mogelijk drempels zijn weggewerkt.
Staat de groep open voor vrijwilligers met een andere vorm van engagement? Motiveren van vrijwilligers begint bij het respecteren en openstaan voor de hedendaagse vrijwilliger (een vrijwilliger geboren in 1950 heeft een ander profiel dan een vrijwilliger geboren in 2000). Heeft de buitenwereld het gevoel dat ze welkom is in jouw organisatie? Vraag je eerst af of je groep open staat voor nieuwkomers. Extra vrijwilligers wil iedereen wel. Mensen die een groep vormen, sluiten zich op een gegeven moment ook af voor buitenstaanders. Dit is des mensen. Meer info over verouderende afdelingen en besturen die het moeilijk hebben om nieuwe vrijwilligers te werven en te houden, is te vinden in het onderzoek. De Bestuurswellness-set bevat instrumenten om het thema ‘hoe hou ik mijn bestuur gezond' bespreekbaar te maken in de organisatie/afdeling. Daarnaast betekent toegankelijk ook dat een lokale afdeling van een vereniging met haar activiteiten naar de mensen toe gaat: naar hun eigen wijk/buurt, naar de huiskamer, enz. Niet omgekeerd: verwacht niet dat mensen naar de organisatie komen.
Toegankelijk betekent ook dat de verantwoordelijkheden zoveel mogelijk zijn gespreid over verschillende mensen: betrokkenheid verhogen bij een grotere groep mensen; gedragenheid creëren. Dit maakt het ook makkelijker om een tijdje je engagement als vrijwilliger stop te zetten, indien bv. je gezinssituatie verandert. Maar het werkt ook mogelijke drempels weg. Fuik: is de kans reëel dat een nieuwe vrijwilliger al snel gebombardeerd wordt tot nieuwe voorzitter? Mensen willen geen stempel als ‘vrijwilliger'; willen niet 'gesjost' zijn.
Meer informeren, meer inspraak, minder hiërarchie, meer betrekken door na een activiteit of vergadering met vrijwilligers wat na te kaarten bij pot en pint.
Is er een aanspreekpunt in je organisatie voor vrijwilligers? Iemand die erin slaagt om persoonlijk contact te maken met de mensen, en oprechte interesse toont. Het eerste contact dat een potentiële vrijwilliger heeft met je organisatie moet persoonlijk zijn; neem ook kort na de aanmelding contact op. Je kan intake-avonden organiseren, waarbij je potentiële vrijwilligers samen onthaalt, en belangrijk om tijd te voorzien voor contact tussen mensen.

  • EXPERIMENTEERMOGELIJKHEDEN (X)

Tip: Geef ruimte aan creativiteit, innovatie en verandering.

Een organisatie met experimenteermogelijkheden voor de vrijwilliger. Ruimte geven aan experimenteren, verandering, creativiteit, innoveren, fouten maken.
Worden nieuwe projecten ook aan vrijwilligers toegekend? Kan een vrijwilliger alle taken uitproberen? Kunnen vrijwilligers zelf nieuwe ideeën aanbrengen? Worden zij daartoe gestimuleerd? En in hoeverre moeten deze nieuwe ideeën inpasbaar zijn in de plannen die je als organisatie zelf vooropgesteld hebt?

  • PRIKKELEND (I)

Tip: Vraag mensen persoonlijk voor een taak of rol op basis van hun kennis, ervaring en persoonlijkheid. Mensen voelen zich vereerd en direct aangesproken.
Tip: Geef vertrouwen aan vrijwilligers.
Iemand zet zich vrijwillig in als hij/zij gewaardeerd wordt.
Mensen die zich vrijwillig inzetten willen hiervoor de nodige aandacht krijgen. Denk bijvoorbeeld aan een mail of kaartje bij verjaardagen, na events vragen hoe het geweest is, een bedankmoment organiseren voor alle vrijwilligers, etc.
Iemand zet zich vrijwillig in als hij/zij vooruitgang en resultaten ziet.
Een vrijwilliger voelt zich aangetrokken als hij/zij ziet dat je appèl doet op hem.
Return on investment: koppel terug naar vrijwilligers wat hun aandeel is in de verwezenlijking van de missie van je organisatie. In de grote organisatie durft de individuele inzet in het geheel van de geprofessionaliseerde organisatie te verdwijnen. Zorg voor taken waarvan het resultaat zichtbaar is. Bijvoorbeeld vrijwilligers die feedback geven mee schrijven aan een persbericht zien de volgende dag 'hun' bericht verschijnen in de media.
Vrijwilligers moeten hun eigen ideeën kunnen realiseren. Vrijwilligerswerk moet 'plug & play' zijn: vrijwilligers moeten, indien ze dat wensen, onmiddellijk aan de slag kunnen. Bijvoorbeeld tappen in een sportclub: via deze afgebakende, hands on taak kan je veel mensen (brede doelgroep, sociale mix, ook lager opgeleiden) betrekken.

  • VARIATIE (V)

Tip: Zorg dat de taken, functies en rollen heel divers zijn. Voor ieder wat wils.
Tip: Schep mogelijkheden tot circuleren: korte contracten, korte contacten.
Tip: Ontwikkel netwerken waarin men kan doorstromen (levensfases en interesses).

Een organisatie met variatie in de vrijwilligerstaken.
Vrijer omgaan met taken, gericht en gevarieerd taken verdelen, regelmatig iedereen de kans geven om te wisselen. Voor het herverdelen van de taken kan je beroep doen op de handleiding Schudden, delen, geven.
Zorg dat de taken, functies en rollen heel divers zijn. Voor ieder wat wils.

  • VLOT (O)

Een vrijwilliger voelt zich aangetrokken als hij/zij weet waar hij terechtkan.

Een vlotte organisatie. Een bureaucratische setting, betutteling en controle zijn uit den boze.
Het aanspreekpunt voor vrijwilligers is vlot te bereiken.
Er wordt tijdig gecommuniceerd voor een event. Eventuele onkosten van vrijwilligers worden snel terugbetaald.

  • LEUK (L)

Tip: Zorg dat het werk zelf leuk is.
Tip: Creëer verbinding tussen de vrijwilligers met feestjes, borrels, etentjes, want het draagt bij aan het wij-gevoel.

Een organisatie waar wordt gelachen en waar het leuk en ontspannen vertoeven is: een van de belangrijkste drijfveren voor vrijwilligers in een vereniging is plezier maken in een gezellige ontmoetingssfeer. Is het plezant in de groep?
Zorg dat het werk zelf leuk is om te doen. Zich bewust zijn van de bijdrage van vrijwilligers, de bijdrage appreciëren en er respect voor uitdrukken, meer mogelijkheden creëren voor ontmoeting en samen zijn, zorgen dat de bijeenkomsten aangenaam en gevarieerd zijn.

Ruilmotieven bieden

Denk na over de motieven van vrijwilligers. Ken je ze? Heb je voor elk van hen iets te bieden? Een aantrekkelijke organisatie biedt ruilmotieven, want vrijwilligers redeneren "What's in it for me?". En vrijwilligers hebben verschillende motieven met elk hun verwachting van wat ze in de plaats willen. Een vrijwilliger gaat kieskeurig op zoek naar die organisatie die het best past bij zijn motieven: zie vier figuren van betekenisverlening; hij/zij is actief en zal actief blijven in een organisatie omdat de organisatie hem iets teruggeeft/ hem ruilmotieven biedt. Ken je de motieven van vrijwilligers en kan je ze oplijsten per type vrijwilliger? Dan weet je wat je als organisatie te doen staat om hen te blijven motiveren.

Ruilmotieven bieden aan sociaal-veranderaars / buitenbloeiers / binnenbloeiers

  • Voor sociaal-veranderaars die bewogen worden door de Noord-Zuidproblematiek, is een rechtstreeks contact met het Zuiden belangrijk. Organiseer daarom een bezoek aan een land in het Zuiden.
  • Voor buitenbloeiers is ontmoeting erg belangrijk. Organiseer daarom regelmatig een vrijwilligersdag.
  • Voor binnenbloeiers die via vrijwilligerswerk ervaring willen opdoen in functie van hun CV, is regelmatig herverdelen van de taken en verantwoordelijkheden een must. Voor binnenbloeiers die in en plaatselijke Oxfam-Wereldwinkel hun etaleertalenten ontplooien, organiseer een opleiding etaleren.

In een klimaat waarin mensen bewuster keuzes maken over hun inzet, krijgt wederkerigheid een grote betekenis. Vrijwilligerswerk op maat van de vrijwilliger zelf en niet op maat van de vereniging zal duidelijk moeten maken welk voordeel hij/zij doet bij het opnemen van bepaalde taken in de organisatie. De kosten/baten-analyse speelt immers mee bij de keuze die gemaakt wordt.
Commerciële producten worden niet alleen gekenmerkt door hun technische samenstelling of door de functie die ze hebben, maar vooral door de beleving van het product door de eigenaar. Die verschilt van persoon tot persoon. Een gelijkaardige redenering kan gehanteerd worden voor vrijwillige inzet. De betekenisverlening aan een bepaalde vrijwilligerstaak zal verschillend zijn naargelang het individu. Hoe verscheidener het 'product' vrijwillige inzet, hoe groter de mogelijkheid tot verscheidenheid in de betekenisverlening. Deze optie staat haaks op de claim die sommige verenigingen willen leggen op hun vrijwilligers. Men spreekt dan van de 'fuik van de vrijwillige inzet': vrij snel worden leden aangesproken om incidenteel taken op zich te nemen. Wie dat doet riskeert snel gevraagd voor een vaste taak. Enz.

Ruilmotieven bieden aan gebonden / geboeide / zwevende vrijwilligers

  • Gebonden vrijwilliger Kernvraag aan de gebonden vrijwilliger: In welke functie kun je het beste bijdragen aan de doelen van de organisatie?
  • Geboeide vrijwilliger Kernvraag aan de geboeide vrijwilliger: Wat heb jij in huis dat we kunnen inzetten voor het bereiken van onze missie? Zo wordt de organisatie steeds opnieuw ingericht rond de mensen die kunnen en willen bijdragen aan de doelen.
  • Zwevende vrijwilliger Kernvraag aan de zwevende vrijwilliger is: Wat kunnen we met onze gezamenlijke passie bereiken?


Ruilmotieven bieden aan ondernemer / stimulator / regelaar / dienstverlener
Uitleg bij de types: zie motieven van vrijwilligers.

  • Ondernemer Is op zoek naar een organisatie die uitkomt voor haar mening, die flexibel is, creatief meedenkende collega's heeft. Wil aangesproken worden op zijn expertise, wil een uitdaging aangeboden worden. Samenwerken met professionals ziet hij als een bevestiging. Doorgroeimogelijkheden, status, inspraak en sociale contacten. Werven via persoonlijk aanspreken.
  • Stimulator Is op zoek naar een organisatie met oog voor ervaring, met persoonlijk en informeel contact, met collega's die elkaar ondersteunen. Wil werving dat expliciet op hem is gericht, waarbij zijn link met de organisatie duidelijk onderstreept wordt. Wil betrokken worden bij overleg en wil erkend worden voor zijn ervaring en expertise. Werkt graag samen met de professional en ziet deze eerder als ondersteuner. Doorgroeimogelijkheden en sociaal contact. Werven via persoonlijk aanspreken.
  • Regelaar Is op zoek naar een organisatie die op rolletjes loopt, met formeel contact, met veel respect voor collega's. Werven door hem aan te spreken op de belangrijkheid van de functie. Verwacht een uitdaging om zich in vast te bijten, met heldere en zakelijke doelen. Wil steeds goed geïnformeerd zijn en bij alles betrokken worden. Wil een herkenbare en gewaardeerde functie met veel inspraak en beslissingsbevoegdheid. Status zeer belangrijk. Wil onmisbaar zijn in de organisatie. Werven kan via advertentie.
  • Dienstverlener Is op zoek naar een organisatie die verantwoordelijkheid neemt voor vrijwilligers, die iedereen gelijke kansen biedt, met collega's waarop je kunt vertrouwen. Kan men werven door in te spelen op de sociale norm 'goed doen voor anderen' door het effect van zijn taak te vertalen naar een brede sociale context. In een functie met beperkte verantwoordelijkheid. Wil duidelijk afgebakende taken en heldere en bereikbare doelen. Werven kan via advertentie.

Tips om in te spelen op het zelfdeterminatiemodel

  • Autonomie Onderzoek toont aan dat autonome motivatie de werkinspanning van vrijwilligers stimuleert. Professionals kunnen een positieve invloed uitoefenen op de inzet van vrijwilligers door een klimaat te creëren dat de autonomie van vrijwilligers stimuleert: rekening houden met persoonlijke behoeften van vrijwilligers, aanbieden van voldoende uitdagende taken voor vrijwilligers, voldoende keuzemogelijkheid voor vrijwilligers, voorzien van constructieve feedback, stel resultaten voorop maar laat de vrijwilligers hun rol op hun eigen manier invullen; geef mensen verantwoordelijkheid en spreek hen daarop aan; moedig mensen aan om initiatief te nemen en andere aanpakken uit te proberen; zorg ervoor dat het waarom van suggesties, verzoeken, beslissingen goed wordt toegelicht en open besproken. Laat zien wat het resultaat is van de individuele inzet (op zoek naar rendement).
  • Competentie Heb vertrouwen in wat de vrijwilligers kunnen en uit positieve verwachtingen; geef positieve feedback; zorg voor voldoende uitdaging (niet te veel, niet te weinig); maak dat het kader en de context van het engagement duidelijk is; zorg dat er ruimte is om fouten te mogen maken; creëer een lerende omgeving. Vrijheid geeft dynamiek.
  • Verbondenheid Stimuleer het ontwikkelen van netwerken; zorg voor een gedeelde visie en opvattingen over doelen en taken van de vrijwilliger; zorg ervoor dat ieder zijn mening kan uiten en dat ernaar wordt geluisterd; zorg dat ieders eigenheid gerespecteerd wordt; zorg voor een sfeer van samen werken en samen leren.
  • Waarden Vraag vrijwilligers wat hen bezighoudt, wat hen boeit in het werk; vraag waarvoor ze hun werk doen, waarmee ze het verschil willen maken; geef zelf ook aan wat voor jou belangrijke waarden zijn; ga op zoek naar gemeenschappelijke waarden.

Tips om in te spelen op Verlangen, Vermogen en Verbondenheid

  • Verlangen Uitdaging niet vooraf definiëren; samen met vrijwilligers beslissen welke uitdagingen aangegaan worden; verbinden met individuele uitdagingen; uitdaging positief formuleren, niet altijd als probleem; hedendaags aantrekkelijk taalgebruik; concrete verhalen laten horen.
  • Vermogen Vrijwilligers behandelen als competente mensen met eigen kwaliteiten en ervaringen; vrijwilligers niet leren hoe ze zich kunnen inzetten maar laten leren tijdens hun inzet; kennis en vaardigheden uit andere levensdomeinen laten gebruiken; vorming van vrijwilligers niet enkel richten op nieuwe kennis en vaardigheden maar ook de reeds aanwezige kennis en vaardigheden verkennen.
  • Verbondenheid Ruimte voor alle vormen van verbondenheid, want verbondenheid betekent voor iedereen iets anders; verbondenheid late ontstaan, niet opleggen.